(BA NGÀNH: BÁC ÁI HHTM, GIA ĐÌNH HHTM, GIỚI TRẺ HHTM)
1. TẦM QUAN TRỌNG CỦA BAN CHẤP HÀNH VÀ VAI TRÒ CỦA ĐOÀN TRƯỞNG
Trong bất cứ tập thể nào, vai trò lãnh đạo rất quan trọng để tập thể đó tồn tại và phát triển. Hiêp Hội Thánh Mẫu cũng đề cao vai trò của Ban Chấp Hành, đóng vai trò quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến sự thịnh suy của Đoàn.
Trong Ban Chấp Hành, Đoàn Trưởng là người đứng đầu, có vai trò quan trọng bậc nhất, ảnh hưởng đến sự thịnh suy của Đoàn. Đoàn trưởng có nhiệm vụ điều phối hoạt động của các thành viên Ban Chấp Hành, tổ chức các sinh hoạt của Đoàn về đạo đức, hội họp, huấn luyện, thực hiện và báo cáo công tác với Ban Chấp Hành cấp trên trực thuộc.
2. HỆ THỐNG TỔ CHỨC HIÊP HỘI THÁNH MẪU
1) Nhiều Đội – Nhóm Nhỏ Gia Đình Sống Đời Ki-tô (Mỗi Nhóm Nhỏ gồm từ 7 đến 12 thành viên) trong cung giáo xứ hay cùng môi trường sinh hoạt kết hợp thành một Đoàn (Ngành) HHTM do một Ban Chấp hành Đoàn điều hành dưới quyền một linh mục Đồng Hành thường là LM Phụ Tá. Đoàn là đơn vị sinh hoạt chính thức và thường xuyên của HHTM. Như vậy mỗi Giao xứ có thể thành lập các Đoàn (Ngành) là: Đoàn Giới trẻ HHTM: tuổi 17-25; Đoàn Gia đình HHTM: tuổi 25-50; Đoàn Bác ái HHTM: tuổi 50-75. Về hạn tuổi hội viên mỗi Ngành có thể thay đổi tùy hoàn cảnh cho phù hợp. Cũng có thể thành lập Đoàn do các Nhóm Nhỏ có cùng công tác phục vụ như: Ca đoàn, Lễ sinh… hay cùng môi trường sống như Nhà lưu xá sinh viên, cùng một chung cư… họp lại.
2) Trong một Giáo xứ: Nhiều Đoàn (Ngành) HHTM liên kết thành một Xứ Đoàn Hiệp Hội Thánh Mẫu, do một Hội Đồng Quản Trị HHTM Giáo Xứ điều phối sinh hoạt dưới quyền Linh Mục Giam Huấn HHTM Giáo Xứ thường là LM Chinh Xứ.
3) Trong một Giáo Hạt: Các Đoàn (Ngành) HHTM cùng lứa tuổi liên kết thành một Hiêp Đoàn (Ngành) HHTM do một Ban Chấp Hành Hiệp Đoàn HHTM điều hành dưới quyền LM Giám Huấn HHTM Giáo Hạt.
4) Trong một Giáo Phận: Các Hiệp Đoàn (Ngành) HHTM Giáo Hạt liên kết thành một Liên Đoàn (Ngành) HHTM Giáo Phận, do một Ban Chấp Hành Liên Đoàn Ngành HHTM điều hành dưới quyền Linh Mục Giám Huấn HHTM Giáo Phận do Đức Giám Mục bổ nhiệm.
5) Trong một quốc gia: Các Liên Đoàn (Ngành) HHTM Giáo Phận liên kết thành một Tổng Đoàn (Ngành) HHTM Trung Ương, do một Ban Chấp Hành Tổng Đoàn Ngành HHTM điều hành dưới quyên Linh Mục Giam Huấn HHTM Trung Ương do Đưc Giam Mục Đạc Trách Tông Đồ Giáo Dân bổ nhiệm.
3. THÀNH LẬP HIỆP HỘI THÁNH MẪU VÀ VIỆC BẦU CHỌN BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN
1) Đoàn mới thành lập: Để thành lập một Đoàn (Riêng từng Ngành: Bác Ái, Gia Đình, Giới Trẻ HHTM), Linh Mục Giám Huấn sẽ chọn các Trưởng Gia Đình Nhóm Nhỏ làm thành viên Ban Chấp Hành lâm thời. Ban Chấp Hành này sẽ làm việc từ sáu tháng đến một năm trước khi tổ chức bầu chọn một Tân Ban Chấp Hành Đoàn chính thức nhiệm kỳ 3 năm. Nên ưu tiên bầu chọn các Trưởng Gia Đình đã qua các khóa huấn luyện huynh trưởng nắm giữ các chức vụ trong Tân Ban Chấp Hành Đòan.
2) Thể thức bầu Tân Ban Chấp Hành Đoàn: Những Đoàn HHTM sau khi sinh hoạt được một thời gian, trước khi sắp mãn nhiệm kỳ Ban Chấp Hành Đoàn ít nhất một tháng, Đoàn Trưởng sắp mãn nhiệm có bổn phận xin ý kiến của LM Giam Huấn hay Tu sĩ Trợ Huấn để tiến hành các bươc tổ chức bầu Tân Ban Chấp Hành như sau:
a) Về Ban Tổ Chức bầu cử: Linh Mục Giám Huấn sẽ chỉ định Ban Tổ Chức Bầu Cử gồm một Cố Vấn (thường là cựu Đòan trưởng) và ba Huynh trưởng có thiện chí và khả năng. Ban tổ chức bầu cử sẽ lập một danh sách Ứng viên được các Gia Đình nhóm nhỏ đề cử. Sĩ số Ứng viên phải nhiều hơn số thành viên Tân Ban Chấp Hành. Ban Tổ Chức Bầu Cử sẽ trình lên LM Giám Huấn xét duyệt các Ứng viên trước khi ghi tên Ứng viên vào phiếu bầu. Trong phiếu bầu có một ô nhỏ bên cạnh tên mỗi Ứng viên. Ban Tổ Chức Bầu Cử sẽ ấn định ngày giờ và địa điểm bầu cử. Trong ngày bầu cử, sau khi kiểm diện sĩ số Hội viên hiện diện, Ban Tổ Chức sẽ phát phiếu bầu và hướng dẫn thể thức bầu cử Tân Ban Chấp Hành theo 5 bước như sau:
– Bước 1: Vận động tranh cử: Sau khi Trưởng Ban Tổ Chức giới thiệu thành phần tham dự bầu cử, tới phiên từng Ứng viên sẽ nói vài lời trước các cử tri hiện diện. Đêm sĩ số cử tri hiện diện là hội viên Tập sinh trở lên.
– Bước 2: Bầu Tân Ban Chấp Hành Đoàn: Các Hội viên hiện diện sẽ đánh dấu x trong ô vuông bên cạnh tên Ứng viên được bầu chọn. Chỉ được đánh dấu x bằng với số thành viên Tân Ban Chấp Hành do Ban Tổ Chức ấn định. Chẳng hạn đánh dấu chọn 5/7 Ứng viên trong mỗi phiếu bầu. Những phiếu bầu có đánh dấu quá số người ấn định sẽ bị lọai bỏ. Việc bầu cử chỉ được công nhận khi số phiếu bầu ăn khớp với sĩ số Hội viên hiện diện. Ban Tổ Chức cử người xướng tên phiếu bầu để ghi lên bảng đen, dưới sự chứng kiến của linh mục Giám huấn hay tu sĩ Trợ huấn và đại diện Ban Chấp Hành cấp trên. Ban Tổ Chức sẽ nhờ vị chủ tọa công bố các thành viên Tân Ban Chấp Hành trúng cử.
– Bước 3: Bầu Đoàn trưởng: Các thành viên Tân Ban Chấp Hành Đoàn vừa trúng cử sẽ cùng các Trưởng Gia Đình Nhóm Nhỏ bầu phiếu kín chọn một trong sồ thành viên Tân BCH mới trúng cử làm Tân Đoàn trưởng. Nếu vòng một không ai có số quá bán sẽ bầu vòng hai với hai Ứng viên nhiều phiếu hơn.
– Bước 4. Phân công các chức vụ khác trong Tân BCH Đoàn: Sau khi được bầu chọn, Tân Đoàn Trưởng sẽ hội ý với các Cố vấn phân công các chức vụ khác trong Tân Ban Chấp Hành theo khả năng và hòan cảnh của mỗi người với sự chấp thuận của LM Giám huấn hay Tu sĩ Trợ huấn.
b) Về việc hiệp thông với HHTM cấp trên: Thư Ký Ban Tổ Chức Bầu Cử sẽ gửi biên bản bầu cử kèm theo danh sách Tân Ban Chấp Hành Đòan (Ngành) mới được trúng cử về BCH Liên Đòan (Ngành) Giáo Phận để được LM Giám Huấn HHTM Giáo Phận cấp Ủy Nhiệm Thư. Ủy Nhiệm Thư sẽ được trao cho các thành viên Tân Ban Chấp Hành Đoàn trong Nghi Thức Tuyên Thệ Hội Đồng Quản Trị Đòan.
c) Về việc bàn giao chức vụ BCH Đoàn: Tân Ban Chấp Hành Đoàn sẽ chính thức thi hành nhiệm vụ sau lễ bàn giao giữa hai Ban Chấp Hành tân cựu, hoặc sau Nghi Thức Tuyên Thệ Tân Hội Đồng Quản Trị Đòan. Nghi Thức Tuyên Thệ HĐQT trong lễ Bổn Mạng Đoàn sẽ do Ban Chấp Hành sắp mãn nhiệm phối hợp với Tân Ban Chấp Hành tổ chức.
LM. ĐAN VINH – HHTM
